Aufbewahrungsfrist Behandlungsdokumentation in der Praxis

Die Aufbewahrungsfrist Behandlungsdokumentation beträgt nach § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, sofern keine andere Vorschrift eine abweichende Frist vorgibt. Nach Fristablauf darf eine Praxis Daten nicht pauschal weiter speichern: Spezialfristen und ein konkret fortbestehender Zweck, etwa zur Rechtsverteidigung, müssen getrennt geprüft werden.

Was gilt bei der Aufbewahrungsfrist Behandlungsdokumentation?

Für die allgemeine Behandlungsakte nennt § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Für strahlenschutzrechtliche Aufzeichnungen gelten eigene Fristen: § 85 Abs. 2 StrlSchG verlangt bei Behandlungen unter Anwendung ionisierender Strahlung 30 Jahre, bei Untersuchungen Volljähriger zehn Jahre und bei Untersuchungen Minderjähriger eine Aufbewahrung bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres.

Darf nach zehn Jahren automatisch gelöscht oder vernichtet werden?

Nein. Die Zehnjahresfrist des § 630f Abs. 3 BGB ist die gesetzliche Grundfrist für die Behandlungsakte. Die Vorschrift behält andere Aufbewahrungsfristen ausdrücklich vor. Vor einer Vernichtung muss deshalb zunächst feststehen, ob für die betroffenen Unterlagen eine Spezialregelung gilt.

Nach Ablauf der einschlägigen Pflichtfrist ist außerdem zu klären, ob noch ein tragfähiger Speicherzweck besteht. Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO begrenzt die Speicherung personenbezogener Daten auf die Dauer, die für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Art. 17 Abs. 3 DSGVO lässt eine weitere Verarbeitung unter anderem zu, soweit eine rechtliche Verpflichtung erfüllt werden muss oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Kann ein Patient während der Aufbewahrungsfrist die Löschung verlangen?

Das Kammergericht Berlin hat diese Grenze im Beschluss vom 28. Oktober 2021, Az. 20 U 88/21, behandelt. Ein Löschungsbegehren setzte sich gegenüber der noch bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nicht durch. Auch die Bundeszahnärztekammer verweist bei ihren Hinweisen zur zahnärztlichen Dokumentation auf diese Entscheidung.

Für die Praxis ist damit die Reihenfolge klar: Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, beendet ein Löschungsverlangen diese Pflicht nicht. Die Löschungsfrage stellt sich erneut, wenn die tragende Aufbewahrungsgrundlage weggefallen ist.

Darf die Praxis vorsorglich alle Akten 30 Jahre aufbewahren?

Nach Auffassung des Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen nicht. Die Behörde formuliert ausdrücklich: „Eine pauschale Aufbewahrung aller Daten für 30 Jahre ist nicht zulässig.“ Sie hält eine längere Speicherung zur Abwehr von Schadensersatzansprüchen dagegen in begründeten Ausnahmefällen für möglich.

Das Urteil des Verwaltungsgerichts Düsseldorf vom 7. Juni 2024, Az. 29 K 2674/22, zeigt, wie eine solche Ausnahme begründet sein kann. Das Gericht akzeptierte eine Speicherung medizinischer Dokumentation über zehn Jahre hinaus, weil eine rechtliche Auseinandersetzung im konkreten Fall hinreichend wahrscheinlich war und ein erhebliches Interesse an der Beweissicherung bestand. Die älteren Daten hatten zudem bei einer späteren Konsultation erneut medizinische Bedeutung erlangt.

Wo verläuft die Grenze zwischen zulässiger und unzulässiger Langzeitspeicherung?

Die Grenze verläuft nicht zwischen zehn und 30 Jahren, sondern zwischen pauschaler Vorratsspeicherung und konkret begründeter weiterer Speicherung. Der niedersächsische Datenschutzbeauftragte verwirft die generelle 30-Jahres-Regel für alle Daten. Das VG Düsseldorf akzeptierte dagegen eine verlängerte Speicherung bei einem konkreten Prozessrisiko.

Wie sollte die Praxis abgelaufene Akten im PVS behandeln?

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen unterscheidet zwischen der Aufbewahrung und der weiteren aktiven Verarbeitung. Sind Behandlung und ursprünglicher Verarbeitungszweck beendet und werden Daten nur noch wegen einer laufenden Aufbewahrungspflicht vorgehalten, sollen sie in ihrer Verarbeitung eingeschränkt werden und nicht ohne besondere Zugriffsberechtigung wie aktive Behandlungsdaten im Praxisverwaltungssystem verfügbar bleiben.

Für die Aufbewahrungsfrist Behandlungsdokumentation folgt daraus ein unterlagenbezogener Löschprozess: Zuerst müssen Dokumentklasse und Fristgrundlage feststehen. Nach Ablauf der Pflichtfrist ist zu entscheiden, ob für den konkreten Datensatz ein weiterer rechtlicher oder medizinischer Speicherzweck besteht. Eine globale Einstellung „zehn Jahre“ oder „30 Jahre“ bildet die belegten Unterschiede nicht ab.

Welche Besonderheiten gelten für Röntgenunterlagen?

§ 85 Abs. 2 StrlSchG unterscheidet ausdrücklich zwischen Behandlung und Untersuchung. Bei einer Behandlung unter Anwendung ionisierender Strahlung beträgt die Aufbewahrungsdauer 30 Jahre. Für Untersuchungen gilt bei Volljährigen eine Frist von zehn Jahren; bei Minderjährigen reicht sie bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres. Die Vorschrift erfasst auch Röntgenbilder, digitale Bilddaten und weitere Untersuchungsdaten.

Ein automatisierter Löschlauf darf strahlenschutzrechtliche Unterlagen deshalb nicht allein nach der Zehnjahresfrist des § 630f Abs. 3 BGB behandeln.

Darf eine Papierakte nach dem Einscannen vernichtet werden?

Die Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg warnt bei ursprünglich papiergebundenen Patientenakten vor einem möglichen Verlust des Beweiswerts, wenn das Original nach der Digitalisierung vernichtet wird. Bei Unterlagen, für die eine gesetzliche Schriftform erforderlich ist, hält die Kammer die Aufbewahrung des Originals für notwendig.

Daraus folgt kein allgemeines Verbot, jede eingescannte Papierakte dauerhaft aufzubewahren. Die Kammerposition betrifft die Beweisfunktion und mögliche Formanforderungen des Originals. Sie ist von der Frage zu trennen, wie lange die darin enthaltenen Behandlungsdaten überhaupt gespeichert werden dürfen oder müssen.

Was gilt bei Praxisaufgabe oder Praxisübergabe?

Nach der Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer muss auch nach Aufgabe oder Übergabe einer Praxis für die ordnungsgemäße Verwahrung der Dokumentation gesorgt werden. Die Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg beschreibt bei einer Praxisübergabe ein Verwahrungsverhältnis sowie getrennte oder gesperrte Altbestände.

Eine Praxisübergabe beendet laufende Aufbewahrungsfristen daher nicht. Maßgeblich bleibt, welche Dokumentation weiter aufbewahrt werden muss und wie der Zugriff auf diese Altbestände begrenzt wird.

Welche Grenzen bleiben nach Ablauf der Pflichtfrist offen?

Die Recherche belegt keinen allgemeinen Schwellenwert dafür, wann ein mögliches Haftungsrisiko eine weitere Speicherung nach Ablauf der gesetzlichen Mindestfrist trägt. Das VG Düsseldorf hat eine konkrete Konstellation anerkannt, in der eine rechtliche Auseinandersetzung hinreichend wahrscheinlich war. Daraus lässt sich keine automatische Verlängerung für vergleichbare oder andere Behandlungsfälle ableiten.

Ebenso liegt kein belastbar belegtes Gegenurteil mit Gericht, Datum und Aktenzeichen vor, das eine konkret begründete verlängerte Speicherung medizinischer Dokumentation nach zehn Jahren verworfen hätte. Die belastbare Gegenposition stammt von der niedersächsischen Datenschutzaufsicht: Eine längere Speicherung kann im begründeten Ausnahmefall zulässig sein, eine pauschale 30-jährige Aufbewahrung aller Daten nicht.

Vernichtungsreif ist eine Dokumentation deshalb erst, wenn die für sie geltende Pflichtfrist abgelaufen ist und kein tragfähiger Grund für die weitere personenbezogene Speicherung mehr besteht.